Oszacowanie kosztu modernizacji energetycznej budynków w procedurze PPP

Projekty modernizacji energetycznej budynków w formule PPP wymagają właściwego przygotowania jeszcze przed zaproszeniem partnerów prywatnych do udziału w postępowaniu. W szczególności, istotną sprawą jest wiarygodne oszacowanie całkowitego kosztu projektu. Z doświadczeń wynika, że jakkolwiek nie jest to łatwe, ma jednak kluczowe znaczenie dla powodzenia zasadniczego etapu modernizacji – wyboru partnera prywatnego i podpisania wieloletniej umowy. Wydaje się, że właściwe jest tu podejście „iteracyjne” czyli proces, który w momencie zakończenia etapu negocjacji pozwoli stronie publicznej określić szacunkową cenę na tyle dokładnie, że różnica nie będzie przekraczała +/- 10% w stosunku do najlepszej oferty. Taki proces powinien zawierać trzy etapy.

Etap I

Po wstępnym określeniu, które budynki będą modernizowane strona publiczna organizuje tzw. dialog techniczny (wg Ustawy PZP) i zaprasza jedną do trzech firm na spotkanie (ok. 2 godzinne), które pozwoli zweryfikować i urealnić pierwotne zamiary strony publicznej oraz rozpoznać zakresy modernizacji, warunki finansowania i długość kontraktu. Po tym etapie, strona publiczna będzie w stanie dokonać pierwszej szacunkowej oceny kosztów projektu. Jeżeli wartość ta maiłaby być od razu wprowadzona do Wieloletniego Planu Finansowego, to warto zwiększyć ją o ok. 25% wiedząc, że:

• jest to pierwsza wycena szacunkowa,
• fizyczna realizacja projektu zakończy się najwcześniej po 2-3 latach od tego momentu.

Etap II

W trakcie postępowania PPP – na etapie negocjacji – należy wymagać od uczestniczących firm zaprezentowania wstępnego obrazu projektu w układzie zakres-koszt-efekt energetyczny. Warto wspólnie przeanalizować pokazane koszty i zakresy modernizacji, bo partner prywatny jest bardzo zainteresowany realnym dopasowaniem kształtu projektu i jego kosztu do możliwości strony publicznej. Warunkiem sukcesu tej części procedury jest absolutne przekonanie partnera prywatnego do jej poufności.

Etap III

Na tym etapie – również w czasie negocjacji – następuje weryfikacja zakresów modernizacji przez Zamawiającego wykonywana w oparciu o wiedzę zdobytą na etapie II. Nagminnie zdarza się rozszerzanie zakresów w trakcie procesu negocjacji a nawet po jego zakończeniu i opublikowaniu ostatecznego Programu Funkcjonalno-Użytkowego. Nawet, jeśli zmiany czy prace dodatkowe są drobne, to w większej liczbie, obciążone stawką VAT i kosztem finansowania mogą istotnie zwiększyć koszt ofert. Stąd potrzeba kolejnej, ostatecznej weryfikacji przy czym na tym etapie powinna zostać również korekta lub wpisanie przewidywanej wartości projektu w do WPF.

Doświadczenia z realizacji projektów w ostatnich paru latach w żaden sposób nie uzasadniają wiary instytucji samorządowych w otrzymanie ofert o wartości niższej niż szacowana w sposób standardowy (czy raczej uproszczony), jednorazowo przed ogłoszeniem postępowania PPP. Opisana procedura daje możliwość modyfikacji założeń w trakcie dialogu konkurencyjnego, poprzez wcześniejszą akceptację realnych kosztów modernizacji pozwoli uniknąć zaskoczenia i problemów w momencie otwarcia ofert a w skrajnym przypadku daje również stronie publicznej możliwość wycofania się z projektu jeszcze przed przygotowaniem i złożeniem ofert przez firmy prywatne.